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CONSEJOS PARA EMPRESARIOS Y EJECUTIVOS

¿Cómo debería ser un buen plan para la incorporación de un empleado?

La fase de incorporación puede ser un factor crucial cuando un nuevo empleado comienza a trabajar. Pero, ¿cómo es la incorporación óptima? he aquí algunas listas de verificación para usted.

La mayoría de las empresas exitosas invierten mucho tiempo y dinero en reclutar a sus empleados. Es aún más molesto cuando el nuevo empleado tarda mucho en demostrar sus capacidades. En el peor de los casos, renuncia dentro de los primeros 12 meses porque no siente que esté en buenas manos con su nuevo empleador. Si se trata de un especialista muy solicitado, el perjuicio para la empresa puede ser considerable. Todos estos efectos deben evitarse mediante el llamado onboarding .

Definición: ¿Qué significa onboarding?

El término incorporación se entiende desde un punto de vista empresarial. Se trata literalmente de incorporar al nuevo empleado lo más rápido posible, es decir, integrarlo. Por un lado, esto significa de manera muy práctica que pueda encajar en los procesos con la mayor facilidad posible y poner rápidamente a disposición de la empresa su experiencia y desempeño laboral. Por otro lado, la integración social también juega un papel importante en los conceptos de incorporación. Porque el trato con los compañeros es decisivo para la comodidad de un nuevo empleado en el trabajo. Ambos juntos pueden desencadenar un alto nivel de identificación con el empleador. Ese sería el caso ideal de una inducción exitosa: el ingeniero se siente conectado con la empresa. Por cierto, esta forma de solidaridad aumenta la motivación de los empleados y contribuye a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal . Esto a su vez aumenta la productividad dentro del tiempo de trabajo programado. Por lo tanto, la incorporación no debe subestimarse. La conclusión es que puede contribuir significativamente al éxito de una empresa.

¿Por qué las empresas necesitan un plan de onboarding?

Por supuesto, es de interés para todos los empleadores dar la bienvenida a los nuevos empleados y apoyar la fase de inducción. Al menos en teoría. Entonces, ¿por qué los empleadores tienen que proporcionar a sus gerentes un concepto de incorporación complejo y presionar para que se implemente? Hay cuatro razones para esto:

1. Los intereses y las habilidades también se distribuyen de manera diferente entre los ejecutivos. Sin embargo, la incorporación de un nuevo empleado no debe depender de si accidentalmente termina con un gerente que tiene buena mano para la fase de inducción.

2. Las estructuras fijas, que están especificadas por un concepto de incorporación, hacen que el lado práctico de la inducción sea más fácil para los colegas: los puntos individuales están disponibles como una lista de verificación y se pueden trabajar. El contenido importante no se pierde.

3. Para una incorporación exitosa de un nuevo empleado, se incluyen puntos en el concepto que requieren una fase de preparación, como un obsequio de bienvenida o la impresión de tarjetas de presentación personales para el ingeniero recién contratado. Una lista de verificación ayuda con la planificación temprana.

4. Si hay un concepto de onboarding, la dirección de la empresa está expresando la importancia que le da a la fase de inducción. Al hacerlo, demuestra aprecio por todos los empleados. Esto ayuda a aumentar el vínculo emocional entre los empleados y su empleador.

Familiarización: ¿quién debe crear el programa?

El principio de onboarding debe ser parte de la declaración de misión de una empresa, es decir, lo instala la dirección de la empresa. Sin embargo, tiene sentido crear el concepto concreto para la fase de inducción junto con un grupo de trabajo voluntario. Los empleados deben provenir de diferentes niveles jerárquicos. Idealmente, algunos de los miembros (dependiendo del tamaño de la empresa, un número de hasta 5 personas es ideal) no han estado en la empresa por mucho tiempo, por lo que aún pueden recordar bien su propio comienzo. El grupo de trabajo puede recopilar dificultades y experiencias positivas de su propio período de inducción para el concepto de incorporación. Además, debe analizar qué características especiales existen en la empresa, qué información necesita un recién llegado y cómo se la puede transmitir mejor. Las medidas establecidas para la incorporación, como se describe en nuestra lista de verificación, se pueden complementar con ideas individuales que dependen de la cultura corporativa. Por ejemplo, las empresas jóvenes en particular a menudo aprecian la perspectiva externa que traen consigo los nuevos empleados y la solicitan activamente; promover una comunicación abierta y crítica podría ser parte de la incorporación. En las grandes corporaciones, por otro lado, a menudo se espera que los nuevos empleados que inicialmente den un paso atrás y se familiaricen con las costumbres. Allí podría ser más importante para la incorporación transmitir rápidamente procesos estandarizados.

Lista de verificación para la incorporación: la fase de preparación

Cuanto más rápido se sienta integrado un ingeniero, antes desarrollará toda su productividad. Los empleadores y gerentes deben tener esto en cuenta al crear el concepto de incorporación. En otras palabras: el esfuerzo vale la pena. De hecho, la incorporación comienza antes del primer día de trabajo del nuevo empleado. Lo siguiente debe organizarse con anticipación:

1. Se debe nombrar un mentor que se encargue de la inducción o de las cuestiones técnicas. Este también puede ser un ingeniero del mismo nivel jerárquico, especialmente en el caso de los gerentes.

2. Se necesita un funcionario para promover la integración social del nuevo empleado. Idealmente, este no es el mentor. De esta manera, el nivel técnico puede acompañarse independientemente de los contactos sociales.

3. Un lugar de trabajo en funcionamiento es parte de la incorporación, es decir, una computadora donde se instalan todos los programas necesarios y se configura una dirección de correo electrónico. La extensión telefónica y los derechos de acceso a los archivos relevantes también deben estar disponibles al inicio del trabajo.

4. Otros elementos que pueden ser necesarios (p. ej., ropa de protección) están listos o se ha preparado una solicitud correspondiente y se ha colocado en el escritorio del recién llegado.

5. Las tarjetas de presentación y, si es necesario, la señalización para la puerta de la oficina se crean con anticipación.

6. Se debe compilar una carpeta, impresa o digital, con todos los contactos relevantes en la administración. Es mejor si se almacena centralmente y se actualiza a intervalos regulares.

7. Se debe compilar una carpeta, impresa o digital, con todos los contactos relevantes en la administración. Es mejor si se almacena centralmente y se actualiza a intervalos regulares.

7. Tarjeta de bienvenida y obsequio son obligatorios. En principio, basta una pequeña atención, que también puede provenir del fondo de merchandising de la empresa. El objetivo aquí es que el nuevo empleado se sienta calurosamente bienvenido. Sin embargo, si es posible, sería perfecto elegir un regalo que esté relacionado con alguna de las aficiones del novato, como las que compartieron en la entrevista. En este caso, un empleado se siente percibido de una manera especial.

8. Una lista que incluye los detalles de contacto de sus colegas más cercanos también es útil para la incorporación. Sería particularmente bueno si todos se describieran brevemente a sí mismos y su área de responsabilidad.

9. Por el contrario, los futuros colegas deben estar preparados poco después de quién se unirá a ellos en el equipo. Esto ayuda a encontrar puntos de contacto.

10. Si el nuevo ingeniero tiene que preparar algo (código de vestimenta de palabra clave), su mentor debe decírselo de antemano.

Lista de verificación para la incorporación: el primer día de trabajo

Todos los elementos de la lista de verificación de preparación para la incorporación deben completarse a tiempo para que las partes interesadas puedan planificar el primer día del nuevo ingeniero de la siguiente manera:

1. Recepción amistosa con un lugar de trabajo preparado y un pequeño obsequio de bienvenida.

2. Ronda de presentaciones para compañeros directos

3. Charla introductoria del gerente

4. Recorrido por la empresa con el mentor, incluida otra ronda de presentaciones.

5. Introducción al contenido de los procesos de trabajo por parte del mentor

6. Almuerzo conjunto organizado por el oficial de integración social

7. Primeras tareas pequeñas, documentos para leer en procesos o similares

8. Al final del primer día de trabajo, una sesión de retroalimentación con el supervisor: ¿Qué preguntas tiene el nuevo empleado? ¿Se siente bien recibido? Discusión de tareas para el día siguiente.

Lista de verificación para la incorporación: las primeras semanas

1. Los trabajadores calificados necesitan desafíos. Por lo tanto, los nuevos ingenieros e informáticos deberían poder trabajar en áreas de responsabilidad de forma rápida e independiente.

2. Las charlas de retroalimentación deben tener lugar semanalmente al principio. Dependiendo de la retroalimentación y el curso de la inducción, los intervalos se incrementarán.

3. En esta fase, el mentor definitivamente debe ser accesible para preguntas relacionadas con el contenido y también señalarlo.

4. Es labor del gerente acompañar el proceso de inducción y, sobre todo, elogiar las tareas cumplidas con éxito. Eso motiva. Por otro lado, los gerentes deben tratar los errores o malentendidos con indulgencia en la fase inicial y volver a explicar los procesos sin más preámbulos para evitar futuros errores durante la fase de incorporación.

5. Los colegas y gerentes deben presentar rápidamente al nuevo empleado a los clientes y socios comerciales como parte del proceso de incorporación.

6. El responsable de integración social debe asegurarse de que el nuevo empleado participe activamente en la planificación de los descansos, la recogida de los regalos de cumpleaños de los compañeros, etc.

7. Al final del período de prueba, el gerente debe averiguar cómo fue la incorporación desde la perspectiva del nuevo empleado; de esta manera, el concepto de incorporación se puede adaptar para la próxima nueva contratación si es necesario.

Los peores errores.

Los errores durante la incorporación son naturales e inevitables. Sin embargo, hay tres errores clave que pueden tener efectos devastadores.

1. Después de la entrevista, hay silencio de radio: después de la fase de solicitud y la oferta, todo salió bien, pero luego los nuevos empleados no escuchan nada hasta su primer día de trabajo. Esto puede dejar una sensación de inquietud y amortiguar la anticipación de la incorporación. Las empresas deben enviar un correo electrónico al nuevo empleado al menos una semana antes del inicio del trabajo. El tenor: "¡Te esperamos!"

2. Demasiado a la vez: el primer día debería haber suficiente tiempo para saludarse, conocerse en la cocina del café y hacer recorridos. Estar abrumado el primer día de trabajo es contraproducente.

3. No hay plan: la incorporación no estructurada da una mala impresión. La incorporación debe tratarse como un proyecto. Por lo tanto, la planificación es el principio y el fin de todo, en este caso en el sentido de un plan de inducción.

El onboarding no es solo una tarea de ejecutivos

A partir de las medidas enumeradas como ejemplos, es fácil ver que la incorporación no solo debe ser realizada por gerentes y empleados con tareas especiales de tutoría. Una empresa y especialmente el equipo con el que los ingenieros trabajan más estrechamente se puede comparar con una familia profesional en la que todos los miembros se cuidan unos a otros. En consecuencia, todos también deben contribuir a que el nuevo empleado se sienta cómodo.

Al mismo tiempo, se reduce la probabilidad de que vuelva a dejar la empresa durante el período de prueba. Por lo tanto, las medidas para la incorporación deben ser parte de un proceso definido que se aplique a todos los empleados. Es importante que los respectivos jefes nombren a los responsables de las distintas tareas si no surgen de las áreas de trabajo. Si, por ejemplo, una asistente siempre organiza la impresión de nuevas tarjetas de visita, por supuesto también lo hará para los nuevos empleados. Otras tareas que no están definidas en términos de personal, como la tutoría, deben hacerse de forma rotativa, especialmente en los departamentos más grandes, para que ningún compañero se sienta sobrecargado.

UNA CONTRIBUCIÓN DE: Nicole Lücke

Nicole Lücke hace periodismo científico para centros de investigación y universidades, informa sobre congresos médicos especializados y se ocupa de las revistas para clientes de los proveedores de energía. Es accionista de Content Quality. Sus temas: energía, tecnología, sostenibilidad, medicina/tecnología médica.